|
Doküman Yönetim
Sistemi Hizmetleri
Giriş
İşlerimizi yaparken
kurum içinde veya dışında değişik kişilerle
(iş arkadaşlarımız, müşterilerimiz, amirlerimiz, vatandaşlar, diğer kurum personeli)
iletişim kurmamız gerekir.
İşin doğası gereği çoğu zaman hızlı çözüm üretmek için sözlü iletişim kurarız.
Sonuç olarak yaptığımız
işle ilgili bir kağıt kullanmak zorunda kalırız;
-
Not alıyorsak herhangi
bir kağıt
-
Satış yaptıysak
biz sözleşme veya fatura
-
Ödeme ya da tahsilat
yaptıysak dekont ya da makbuz
-
İş akışı ile ilgili
yazışmalar,evraklar, iş emirleri, raporlar, mailler, fakslar
Örnekler
yapılan işe göre değişiklik göstermektedir.
Muhakkak saklamamız
gereken bu belgeler veya kağıtlar hayatımızın vazgeçilmez bir parçası olarak birikmeye
başlar.
Çözüm olarak da bu kağıtları
kolayca erişebileceğimizi düşündüğümüz bir şekilde dosyalamaya başlarız.
Tek olan ve başkasına
ait olan belgeleri bize lazım olabilir
diye kopyalayarak çoğaltırız. Hayatımıza giren yeni belgeleri değişik dosyalara
koymaya devam ederiz, bu dosyaların içine çoğunlukla indeks koymadığımız için dosya
ararken vakit kaybederiz, aradığımız bir şeye hızlı ulaşamayız ya da nereye koyduğumuzu
bulamayız.
Kişisel olarak yaşadığımız
bu sorunlara, kurumsal olarak
yaklaşırsak sorunların daha da büyüdüğünü görürüz. Üretilen evraklar, bu
evrakların versiyonları, hangisinin yürürlükte olduğunu bilmemek çoğunlukla işimizi
yavaşlatır.
Evraklar bir kayıt
defterine işlense ve dosylansa bile çoğunlukla içeriğinin ne olduğu tam olarak kayıt
defterine işlenmez, bu da tam olarak ulaşmak istediğimiz belgenin geliş tarihini
bilmiyorsak ona ulaşmamızı neredeyse imkansız hale getirir.
Yıllar ilerledikçe
eski dosyalar arşive kaldırılır. Arşivle birlikte gelen yeni sorunlar. (Yer sıkıntısı,
tozlu raflar...)
Bir çözüm yolu var
mı?
Evet, bir çözüm
yolu var. Doküman
Yönetim Sistemi ve Akıllı Belge Servisleri
Kurumlar işlerine
ve iş yapış şekillerine göre değişik çözümlere ihtiyaç duyarlar.
İlk adım olarak,
Danışmanlarımız kurumunuzda Analiz yapmalı ve kurumsal doküman yönetim ihtiyaçları
doğru bir şekilde tespit edilmelidir.
Değerlendirme sonucunda,
ikinci adım olarak hangi ürünleri kullanılarak kurumunuz ihtiyaçlarının karşılanacağı
belirlenmelidir.
Üçüncü adımda ise
hangi ürün ve servislerin kullanılarak işinizde performans artışı sağlayacağınız
tavsiye edilecektir.
Dördüncü adım, teklif
ve bütçelendirme adımıdır.
Beşinci adım, satış
sözleşmesidir.
Bu adımdan sonra
Doküman yönetim sistemi ve akıllı belge
servisleri uyarlama süreci başlar.
Bu süreçler kapsamında verdiğimiz hizmetler
ise;
-
Detaylı analiz
o
Mevcut bilgi sisteminin analizi
o
Toplam Kalite ile
ilgili çalışmaların analizi
o
Organizasyon yapısı
analizi
o
İş, personel ve
görev tanımları analizi
o
Süreçler ve prosedürlerin
analizi
o
İş akışlarının analizi
o
İşlem sürelerinin
analizi
o
Arşiv sisteminin analizi
o
Sorun ve ihtiyaç
analizi
-
Standartların Belirlenmesi
o
Analiz sonuçlarının
değerlendirilmesi
o
Kullanılacak dokümanların,
iş akışlarının, işlem sürelerinin, personel yetkilerinin, e-imza, zimmet, iletişim,
yazdırma ve faks standartlarının belirlenmesi (kurum içi ve kurum dışı)
o
Doküman ve Arşiv
Yönetim Standartlarının belirlenmesi
-
Alt Yapı ve Donanım Değerlendirmesi
o
Donanım envanterinin
çıkartılması
o
İletişim ağı ve
güvenlik altyapısının analizi
o
Yazıcı ve faks iletişim
altyapısının analizi
o
Alt yapının proje
için belirlenen standartlara göre Bahçelievler Belediyesi tarafından iyileştirilmesi
o
Server Sistemin
kurulacağı alanın belirlenmesi ve hazırlıkların tamamlanması
o
Server, switch,
yedekleme ünitesi ve kabinet donanımının kurulması
o
Proje için gerekli
uygulama sunucularının kurulması
o
Arşiv Tarama sisteminin
kurulacağı alanın belirlenmesi ve hazırlıkların tamamlanması
o
Arşiv tarama donanımlarının
kurulması
-
Uygulama Platformunun
kurulması
o
Bilgi Paylaşımı
platformunun kurulması
o
İletişim platformunun kurulması
o
Elektronik Form
kütüphanesinin kurulması
o
Elektronik Arşiv Platformunun kurulması
o
Güvenlik ve Yetkilendirme
platformunun kurulması
o
Akıllı belge platformunun kurulması
o
İş akış platformunun
kurulması
o
E-imza yönetim platformunun
kurulması
-
Uygulama Platformu Kriterlerinin
Belirlenmesi
o
Standartlara göre görev bazlı yetkilerin belirlenmesi
o
Standartlara göre iletişim kurallarının
belirlenmesi
o
Standartlara göre arama kriterlerinin
belirlenmesi
o
Standartlara göre paylaşılacak bilgi
ve dokümanların Müdürlük bazında belirlenmesi
o
Standartlara göre elektronik form kütüphanesinin
müdürlük bazında kullanım kriterlerinin belirlenmesi
o
Standartlara göre mevcut bilgi sisteminden
alınacak ilgili raporların belirlenmesi
o
Yazdırma ve faks kriterlerinin belge
bazlı belirlenmesi
o
Arşiv kriterlerinin
belirlenmesi
o
Onay kriterlerinin beklenmesi
o
Standartlara göre
e-imza kullanılacak yerler ve personelin belirlenmesi
o
Kurumdışına çıkacak
belgeler ve özelliklerinin belirlenmesi
o
Fiziksel belge güvenliği kriterlerinin
belirlenmesi
o
Belge dolaşım kriterlerinin belirlenmesi
o
Zimmet kriterlerinin belirlenmesi
-
Tasarım ve Uyarlama
o
Görev bazlı yetkilerin
sisteme tanıtılması
o
Bilgi ve iletişim platform ayarları
ile tasarımlarının yapılması
o
Müdürlüklere özel bölümlerin hazırlanması
o
|